понедельник, 14 октября 2013 г.

Перезапуск себя: когда накопилось слишком много писем

Переполнение буфера случается не только у программ. Каждый время от времени сталкивается с ситуацией, когда количество срочных и важных дел становится двузначным, а "входящие" стеки, перейдя отметку в сотни непрочитанных писем и сообщений, устремляется к новой, четырёхзначной высоте.

Особенно это огорчает, если "захламление" случилось после напряженной сдачи проекта, командировки или по возвращении из отпуска. Это может добить или вернуть состояние усталости.
Важно сразу принять такую ситуацию и разделить поиск виноватого и борьбу с последствиями. Кто бы и что бы ни было причиной случившемуся - проблемы случаются - "падают" все, поэтому важно уметь подняться.
Вот мои рецепты борьбы с перегрузкой:


Выделить время
Не получится сделать "уборку" и попутно решать рабочие задачи. Сколько времени потребуется 1-2 часа или полдня - по обстоятельствам.  Также желательно остановить мгновенье - ответы на письма отправить скопом после завершения разбора завалов, либо игнорировать ответы. Да и если получится - вообще уйти оффлайн не помешает.

Понять масштаб бедствия
Для начала понять сколько "входящих" стэков, ящиков, систем, не забыть про бумажные записки и списки дел, в идеале обработать их все. Подсказка: чтобы каждый раз не вспоминать - желательно один раз составить список таких "мест". В почте если письма автоматом раскидываются по папочкам - желательно иметь сохранённый поиск (аутлук умеет), собирающей все непрочитанные, отмеченные к исполнению и тп.

При проходах по элементам желательно иметь возможность принимать простые решения (быстро ответить, отметить к исполнению, переслать, подшить к документам, отложить для детального просмотра позже, обсудить лично и т.д.) и как можно меньше "переключать" контексты: проекты, типы задач(исследовательский отчет, резюме нового сотрудника, бухгалтерские расчёты), стили ответа (ответ коллеге, заказчику).

Раздели и властвуй, а точнее - разрезай и побеждай.
Письма (а если получится - и остальные элементы) крайне желательно обрабатывать не в порядке поступления, а группируя и сортируя по более эргономичным принципам: время, тема, автор, наличие вложения, адресовано мне или в копии. "Перетряхивать" можно в процессе чтения и "отрезать" то что проще всего обработать.

Группировка по беседе - сейчас мейнстрим и поддерживается всеми почтовыми беседами и в любых трэкинговых системах - использовать обязательно, но при "уборке" - лучше как вспомогательное средство. Т.е. берешь письмо, смотришь беседу (найти связанные письма в беседе (ц) Аутлук), обрабатываешь сколько получится, возвращаешься к предыдущей группировке.

Сортировка по времени - старые письма могут быть не актуальны, часто вопросы, заданные в них уже были решены более оперативным способом и наоборот - новые могли не собрать ответов от всех участников беседы.

Группировка по теме, проекту, клиенту, … - требует дополнительных усилий (разметка, задание фильтров), поэтому если это не поддерживается в команде или автоматизацией - может быть и не стоит тратить на это время?

Наличие вложения - как правило такие письма потребуют больше времени на обработку. Сделать с этим ничего не получится, но можно воспрять духом если в оставшихся сотнях писем нет вложений.

Группировка по автору письма - весьма простой и полезный трюк. Может использовать для следующих целей:
 -найти авторов, написавших 1-2 письма. Как правило это будет или что-то неважное либо то что важнее всего не потерять (новые заказчики, организаторы конференций). В любом случае принятие решения будет простым;
- выделить тех, кто писал больше всех. Возможно будет эффективнее назначить встречу (и подготовиться к ней, просмотрев письма) и на ней решить вопросы с "задолженностью";
- зная свои "связи" с сотрудниками компании можно упорядочить процесс чтения. Например: посмотреть письма от троих
hr-менеджеров с резюме, затем - от нескольких сотрудников, с которым пересекаетесь только по одному проекту, затем просмотреть отчеты административных сотрудников.

  Не всегда получится ответить на письмо или отметить задачу как выполненную - недостаточно информации, не получилось дозвониться - причин может быть много. Важно, чтобы в системе был удобный и несложный способ хранения таких "незавершенных" дел. Скажем в почтовых системах крайне удобная вещь - драфты ответов или новых писем. Туда можно оперативно "слить" мысли для последующего оформления и дополнения.

PS Спустя 3 часа и 2 кофе последствия нескольких дней командировочного оффлайна и "хвосты" за перегруженную неделю до побеждены. Ну по крайней мере до того момента как я получу ответы...